WEB/オンライン学会について

リアル学会とWEB学会の違いは?

今や、学会や研究発表は「リアル」ではなく「WEB(オンライン)」で行うことが増えてきました。WEBでもリアル同様に高いクオリティで開催が期待できるという面が浸透しつつあるようです。とはいえ、リアルで学会や研究発表を行うことと、WEBで学会を開催することはそれぞれ違う点があり、メリットにもデメリットにもなり得ます。
そこで今回は、リアル学会とWEB学会の違いについてご紹介いたします。
それぞれの違いを知った上で、どちらの方法が合っているのかご検討いただければと思います。リアル学会とWEB学会の違いは?

1.違い①発表方法 ― WEBは失敗しても撮影し直せる ―

リアル学会では聴衆の目の前で発表することに対し、WEB学会はデバイスを通して聴衆はいるものの、実質一人(またはスタッフ数名)の空間で発表します。また、オンデマンド配信(事前に撮影したものを配信すること)の場合、発表時には聴衆がいないというパターンもあります。

リアル学会での発表は聴衆の反応がわかりやすい

話したことに対する反応がすぐにわかることはリアル学会ならではです。
良い反応はモチベーションアップにつながる反面、良くない反応も敏感に受け取ることがあるため、メリットでもありデメリットでもあると言えるでしょう。
また、大勢の人を前に緊張してしまい内容を間違えてしまったり話すことを忘れてしまったりすることもあります。

WEB学会での発表は撮り直しできる

WEB学会でオンデマンド配信をする場合、話す内容を間違えてしまったとしても何度でも撮影し直すことができます。
WEB学会でライブ配信をする場合は撮影し直すことはできませんが、自宅や勤務先などリラックスした状況で話すことができるので、失敗する可能性が低くなるでしょう。
さらに、聴衆側のカメラをオンにすることで顔を見て話すことができます。リアル学会のような空気感は得にくいですが、個々人の反応を見ることは十分可能と言えます。

2.違い②参加者側の気持ち ― WEBの方が気軽に参加可能 ―

WEB学会の開催は、「会場に足を運ばなくて良いこと」が最大の魅力です。 時間の調整や移動のコストなどを考える必要がないため、国内・国外問わず気軽に参加してもらえるのは大きなメリットです。

リアル学会は参加者にとっても一大イベント

リアル学会では会場で多くの人に直接会うため、服装や髪型などにも気を遣い、学会当日に焦点をあてて準備をすることになります。 開催場所が遠方であれば、宿泊先を用意したり、終了後に観光をしたりと、学会以外の楽しみをつくることもできます。そうした点においては、学会の日は参加者にとっても一つのイベントのようになるでしょう。 また、会場内に入ると途中退場するのは空気感として難しいため、途中退出なく最後まで聞いてもらいやすいという点もあります。

WEBは日常の中の一コマとして参加できる

一方、WEB学会は仕事を休んだり家庭の都合をつけたりする必要がなく、「日常の中の一コマ」として参加できます。カメラをONにする場合、身だしなみは大切ですが、リアル学会ほど気にかける必要はありません。 気軽に参加できることから、より多くの人が集まることが期待できる反面、ワンクリックで退出できるという気軽さもあります。そのため、聴衆にとって「有益でない」と判断されると最後まで聞いてもらえないことがあります。WEBは時間・コストを削減

3.違い③事前準備と当日の提供クオリティ ―WEBは時間・コストを削減―

学会や研究発表を開催するにあたり、大切なのは「事前の準備」です。
しかし開催する側としては、学会以外にもやることがたくさんあるので、できる限り準備時間を省きたいものです。
その点、WEB学会での開催は時間やコストを大幅に削減できます。

リアルは準備に時間がかかるが、同じクオリティを提供できる

学会開催が決まったら告知をする前に会場をおさえなければいけません。
赤字にならない会場の広さを吟味し、下見に行く必要もあります。開催間近になったら、会場スタッフと連携して案内板の位置や映像・音響機器の確認などを行います。さらには聴衆に配る資料の印刷も必要です。
このように開催にいたるまでは多くの準備が多くあることと、予想よりも聴衆が集まらなかった場合、赤字になるリスクもあります。
しかしWEB学会なら、同じ資料を配布し、同じ音量で話を聞いてもらえるため、聴衆全員に同じクオリティを提供することができます。

WEBは聴衆の通信環境に左右されるが、準備時間を削減できる

WEB学会は個々のデバイスから参加できることがメリットですが、通信環境によっては聞き取りがスムーズにできなかったり、資料のダウンロードができなかったりします。
そのため、聴衆側でトラブルが起きても運営側がサポートできないという懸念があります。
それでも会場探しや会場の設営・資料の印刷などの準備が必要ない分、リアル学会に比べて準備時間やコストを大幅に削減できることは紛れもない事実です。
ウェブカメラやマイクなどが必要になることもありますが、一度購入すれば二回目以降も利用できます。

4.まとめ

学会や研究発表は、リアル学会でもWEB学会でも開催することができます。
どちらもメリット・デメリットがあるため、それぞれの違いを知った上でデメリットを補えるような工夫や事前準備をするのが成功のコツとなります。
例えば、WEB学会では「途中退出されやすい」という懸念があるのであれば、タイムスケジュールを明確にしておいたり、メインとなる議題を最後に持ってきたりするのも良いですね。これから学会や研究発表開催をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。