これまでの背景
学会の開催の流れがリアル学会からオンライン学会、そしてハイブリッド学会という流れに変化してきています。こちらでは主にオンライン部分を担当しております。
ハイブリッド開催を希望される方は、オンラインの良いところ、リアルの良いところを合わせて、多くの方に参加してほしいということから、ハイブリッド開催（リアル会場＋オンライン会場）という形式をご希望されるケースが増えました。
スマートフォンからでも参加できるので、オンライン開催は、気軽に便利です。
ただ、ハイブリッド学会開催は、良い面だけではありません。意外と経費がかかります。
ハイブリッド学会開催について
細かな諸経費等はおいておいて、ざっくりな会場の部分の費用だけを見た場合ですが、
①リアル学会：会場費
②オンライン学会：オンラインツールライセンス（ZOOM等）＋ホームページ＋オンライン配信費用
③ハイブリッド学会：「①」＋「②」の両方の費用＋現地での撮影費用がかかります。
オンライン学会であれば、ZOOM＋オンライン配信ツールをライブ会場毎に用意し、カメラ類は登壇者自身のパソコンのカメラ、資料投影は、画面共有機能で対応できました。
ハイブリッドとなった場合は、リアルとオンラインを融合しながら、発表、質疑を行っていくことになります。当然、リアル会場の映像と音声→オンライン、オンライン会場の映像と音声→リアルで流せるようにしないといけません。
そうするとちょっとややこしいことになり、不慣れな方では、手が出しにくくなり、専門の業者に依頼するようになります。このハイブリッドを担っていただける費用が１日、１会場で大まか３０～４０万円はかかる見込みとなります。（規模等によっても異なります。２００～４００程度想定）
ハイブリッド学会を開催しようとしたときには、撮影費４０万円×会場数×日数の費用がかかります。
例：400名×参加費6,000円で２日間、２会場で開催した場合
そうすると、撮影費が４０万円×２日間×２会場＝１６０万円。
これにリアル会場費用（インターネット回線費用）、オンライン部分の費用、運営にあたっての費用がかかります。
予算オーバーになります。１日開催であれば、なんとかいけるのかもしれませんが、厳しいかと思います。
ハイブリッドをやめて、リアル開催で後日オンライン視聴するという選択肢
予算がなかなかあわないということで最近は、下記の方法によってのご相談も増えてきています。
リアル学会を開催し、動画撮影を行う。（不要なものを省けばコスト安価になります）
オンライン視聴のホームページを用意し、参加された方だけが後日視聴することができ、、質疑も可能にするという形式のものになります。
もちろん不特定多数の閲覧ではなく、参加された方だけが視聴できるようにログイン認証は行います。制限の厳しいところは複数台同時ログインを禁止するところもあります。
オンライン視聴側のノウハウは、蓄積していますので大まか希望に合わせたものをご提供が可能です。
ただ、オンライン視聴での一番のネックは、サーバーとなります。
同じ時間帯で何千人も同時アクセスがあるとサーバーの負荷が高くなり、複数台構成の専用サーバーの準備が必要となり、費用が増加します。
逆に分散し、一度のアクセス数が軽減されれば、スペックの良い共用サーバーでも対応が可能なのでサーバーコストが安価になります。（近年、スペックが良い共用サーバーが多いため。）
オンライン視聴も２４時間、全員が視聴していることは無いかと思います。初日は、アクセス集中しますが徐々にアクセス分散される傾向があります。
例えば、案内タイミングをちょっとずらすだけで、初日のアクセス集中は防げるので、公平ではないと言われるかもしれませんが運用時のコスト削減という意味合いからすれば、そのような方法もありかと思います。
オンライン開催のよいところ、リアル開催のよいところ、合わせられればベストですがコストメインから別々での提供というものありかと思いますのでご検討してみてください。
