WEB/オンライン学会について

WEB学会について

2020年は新型コロナウイルス感染症の流行により、リアルイベントが開催されにくい状況が続いています。
学会や研究発表などは延期してしまうと、最新の情報が伝わらなかったり共有できないことで不都合が起きたりしてしまうという懸念があるでしょう。

ポストコロナのこれからは、学会もオンラインが主流となる時代が到来することが見込まれます。
そこで注目されるのが、「WEB学会(オンライン学会)」。
オンラインでの学会や研究発表は、発表者側にも閲覧者側にも多くのメリットがあります。
そこで今回はオンラインで学会・研究発表を行うメリットと誰でも簡単に利用できるシステム「WEB学会(オンライン学会)」についてご紹介いたします。web学会について

1.WEB学会とは

「WEB学会(オンライン学会)」とは、オンラインで学会や研究内容を発表・掲載できるシステムです。演題内容から詳細までオープンな学会もあるかもしれませんが、ここでは、学会内容はクローズ(参加者のみ公開)を中心に考えております。

・発表する側

発表者は、管理画面を通して資料や動画を載せることができます。
WEB学会研究会で提供しているWEB学会(オンライン学会)では、最新版のWordPressが動作すれば稼働可能です。参加者や演題を、CSVで一括インポートすることもできます。権限は3パターンあり、サイト設定等ができる「管理者」権限と演題資料をアップロードできる「発表者」権限、ゲスト参加の「閲覧」権限があります。

・発表内容を閲覧する側

ログインすることで、演題詳細が閲覧できます。
トップページと一部のページはログインしなくても見ることができます。
権限は2パターンあり、参加した上で報告やコメントができる「参加者」権限と、閲覧のみ可能な「閲覧者」権限があります。

2.オンラインで学会・研究発表を行うメリット

まずはWEBを通じて学会や研究発表などを行うメリットをご紹介します。

・遠方でも問題なく人数制限もないためキャパが無限大

「開催場所が遠くて参加できない」ということがリアルだとあり得ますが、オンラインではこうした問題が一気に解消されます。
また「〇人までしか収容できない」といった人数制限もないため、何人でも参加可能です。キャパシティは無限大だと言えます。

何人でも参加できますが、事前に参加人数を確定させておく必要があります。
なぜかというと利用するサービスによって利用できるキャパシティが異なり、運営体制も変わってきますので事前に参加人数の目安を付けておくとよいでしょう。

・会場費や交通費・宿泊費などのコストがかからない

イベントを開催する会場費やそこに行くまでの交通費がかかりません。
遠方であれば宿泊費も必要になりますがそれもかからないため、発表者と参加者、両者のコストを大幅におさえられます。
また金銭的なコストカットだけでなく、移動や資料のプリントアウトなどの準備にかかる時間も削減できます。

・ベストな環境で参加できる

リアルイベントの場合、座る席が悪くて画面が見えづらかったり、室温が自分にとって最適なものではなかったりと、なかなか快適でない状況になってしまうことがあります。
その点、オンラインであれば自宅や会社・カフェなどインターネット環境があればどこでも発表・閲覧ができるため、自分にとってベストな状況で臨むことができます。web学会について

3.「WEB学会(オンライン学会)」ならではのメリット

次はオンラインシステムの中でも「WEB学会」を利用するメリットをご紹介します。

・気軽に参加できる

学会会場まで行く必要がありません。PCでもスマートフォンでも気軽にいつでもアクセスし、学会に参加することができます。今まで、交通費や宿泊費を気にしていた方、子供が小さくて託児所付きでないと参加できない人の参加も可能になります。

・何度も繰り返し出入りできる

例えば、WEB学会(オンライン学会)でリアルタイムスケジュールに開催されている演題もあるかと思います。気になる演題は、午前と夕方に分かれていたとしたら、今までは待ち時間がある、疲れてきてもういいか等あるかもしれません。WEB学会(オンライン学会)では、疲れたら休み、もう一度アクセスし、演題を見ることができます。自分のペースで演題を見ることができます。

動画配信の場合は、期間内であれば何度も視聴することが可能だったりします。自分のペースで学会に参加できるっていいですよね?

・ブックマーク機能で自分だけの一覧をつくる

ログインをしたユーザーはブックマーク機能を利用することができます。
「さっきの演題見たかったのに、どこにいったかわからない」という読み落としを防ぐことができます。

・参加証明書を発行できる

閲覧したユーザーは、参加報告を行うことにより証明書を発行できます。
会社や学校で、参加した証拠を提出する必要がある場合などに活用します。

4.発表者、運営者にはちょっとした工夫が必要!

・パワーポイントのスライドはそのまま使えない!

「WEB学会(オンライン学会)」では、スライド表示はPDFを採用しています。
その理由は、レイアウトが崩れる心配がなく、同時に閲覧できる人数に制限がないため、誰でも快適に見ることができます。アニメーション等を入れて表現したい場合は、PowerPointから動画出力し、動画配信にて行うことができます。また、PDFスライドは、閲覧する人のことを考えて作るとよりよいでしょう。

・動画配信のセキュリティが気になる

学会なのでURLがわかれば、見えてしまうという対策では不十分かと思います。
参加費をいただいて開催している学会が多いかと思うですが、URLがわかってしまえば、参加費を支払っていなくても動画が見えてしまう、それ以外にスライドが見えてしまうってなっていたら、参加者はどう思うのでしょうか?今回は、良いのかもしれませんが次回からは…ということを考えると運営者は気を付けないといけないポイントです。

WEB学会研究会で提供しているWEB学会(オンライン学会)では、学会システムにログインしないと閲覧できない方法用意しております。

・協賛企業への配慮

学会開催において、スポンサーは大事です。協賛企業のバナーなどをトップページに掲載したり、動画を入れる、リンクを貼ったりと多様に表現することが可能です。

リンクも工夫することにより、関連するサイトへの直接リンクを入れことも可能です。それなので学会に関連する商品ページへジャンプさせるなんてことも可能です。

・参加者とどうやってコミュニケーションを取るのか

学会といえば、参加者との交流も大事なところです。質問があれば、リアルであればブースで質問ができたと思います。
WEB学会(オンライン学会)では、演題毎の掲示板を設けてコミュニケーションをとる方法を今は主体になっているかと思います。
どうコミュニケーションとのるのかここはこれからの課題でもあるかと思います。

運営者としては、不適切なコメントに関しては管理が必要になります。web学会について

5.まとめ

新型コロナウイルス感染症流行がひと段落しても、オンラインサービスはさまざまな分野においてますます発展していくことでしょう。
「WEB学会(オンライン学会)」は、学会や研究発表をオンラインで行いたいと思っている方をバックアップすべく考えられた経緯があり、発表する側と閲覧する側、両者の利便性を考慮したシステムです。
これからご検討されている方は、ぜひご活用してみてはいかがでしょうか。